保理业务过程管理与风险控制

日期:2017-01-28 来源:保理中国

对间接付款的管理包括两个方面:

1.预先采取措施尽可能的防范和避免发生间接付款。

(1)保证买方充分已知保理业务的安排:卖方签发《保理业务导入函》,提示买方转让的应收账款必须支付给保理商方能解除债务上的法律责任。

(2)履行有效的转让通知:在每一次卖方转让应收账款的时候,都应确保卖方要向买方发出《应收账款转让通知书》,明确买方采用有效的付款方式,并指明保理商的收款账号。

(3)客户经理随时与卖方保持联系,特别是在应收账款临近到期前及与客户合作初期,以便尽早得知任何不利的付款信息。

(4)客户经理应根据《应收账款月报》随时对帐,及时发现间接付款,针对大额发票和集中到期发票,必要时应提前一周提示买方事先做出资金安排。

(5)帐户经理应逐笔检查付款的原始凭证,确保买方直接付款,及时发现间接付款。帐户经理应保管付款的原始凭证副本。

2.已发生间接付款后的管理。

(1)帐户经理检查付款的原始凭证及入账凭证,发现间接付款后,应考虑正常的清算时间,考察付款时间与入账时间是否吻合,及时发现卖方在收到货款后是否存在违反《保理业务协议》中关于发生间接付款时卖方应立刻将款项归还我行的规定。

(2)一旦发现间接付款现象,账户经理在保理系统中进行记录,并通知客户经理。

(3)客户经理应督促企业将款项付至保理商的帐户内,并要求企业与买方进行协调,保证今后应遵循保理商的要求支付,不出现类似的现象。同时,客户经理进行深入调查,确定发生间接付款的原因,填写《异常业务情况调查表》提交给帐户经理备查。

(4)在发票到期时发生的间接付款,客户经理有能力立即发现,并应督促卖方将间接付款所涉及的款项支付我行。如果买方在发票到期日前将款项直接支付给了卖方,这种间接付款具有很强的隐蔽性,客户经理应保持必要的警惕,尽早发现并尽力避免这种情况。

应收帐款的催收

催收是从发票到期开始的。催收方式以及催款周期往往要考虑卖方的需要,根据买方的资信情况,买卖双方的交易记录与交易关系,当地的交易习惯与行业习惯、事态的发展状况与严重程度等多种因素对不同的买方采取不同的催款周期。此外,对买方所采用的催收态度也要充分考虑卖方客户关系管理方面的需要。即使是对于那些非常顽固的买方,究竟应当是温和的或强硬催收态度也必须顾及卖方的需求。

保理商会以事先与卖方商定的方式向买方进行催收。一般的流程是,发票到期而买方仍未付款时,保理商会向买方发出一份《逾期发票付款催收函》,列明已到期的发票内容,并适用恰当的文字表达提示买方应当及时付款。第一份催收函发出后,如果买方仍未付款,保理商会在一定的时间后(比如10天)发出第二份催收函。第二份催收函所使用的文字表述会较以前有所加重,以进一步催促买方付款。除了进行书面催收以外,保理商还会根据实际业务情况,进行电话催收或必要的走访。

如果连续发出三份催收函买方仍未付款的话,保理商会考虑借助法律手段进行收款,这是最后的解决方式。一般情况下,保理商会起草一封最后的催收函,通常在指示律师采取行动之前发出。在发出之前,保理商会事先将其副本发给卖方。如果卖方反对采取法律行动,绝大多数保理商会立即撤销对该应收帐款已做出的核准并将该应收帐款反转让给卖方。需要特别注意的,在无追索权保理业务中,真正的合法债权人不是卖方。当事态发展到需要采用法律手段来进行收款的时候,买卖双方的客户关系已经不再重要。保理商保护自身的正当权益才是当务之急。如果卖方反对采取法律行动,卖方就应当赎回已转让的应收帐款并赋予保理商保证融资安全的权利。这种权利会在保理协议中做出明确的约定。

发生间接付款或买方迟付的情况时,通常是由客户经理来出面处理的。客户经理要对日常买卖双方的付款情况进行监控,尽早发现并处理异常情况,使问题得到妥善的解决。在实际业务中,客户经理应及时与买卖双方沟通,分析迟付的原因,既要保障自身作为债权人的权利,也要恰当把握催收的方式,处理好保理商与买卖双方之间的关系,并能够使买卖双方之间所建立起来的正常的供应关系得到有效的维系,甚至是加强。

向买方催收并收款是保理业务中的一项非常重要的服务,这不仅仅是债权清算的问题,还涉及对买方的信用管理,卖方的客户关系管理等,构成企业赊销管理的一个重要组成部分。保理商必须能够对应收帐款债权进行清晰的管理,具备良好的通讯条件和训练有素的职员,此外,还要求掌握充分而准确的信息,同时,取得卖方的配合,提供相关的重要信息。

对卖方的融资

卖方开始向保理商转让应收帐款后,卖方可以要求从其在保理商的账户中支出一定的款项,这种款项可以是保理商已收到的买方的付款,也可以是保理商向卖方提供的预付款,即所谓的贸易融资。

保理商为卖方资金使用账户(FIU,FundInUse),记录对卖方的预付款和付款。

在卖方与保理商签署的保理协议中,一般会规定一定的融资比例。帐户经理控制融资额度,并在可融资余额(合格的发票X融资比例-已融资余额)的范围内为卖方提供资金融通。当保理商收到买方的付款后,保理商会首先将收到的款项去充抵卖方的融资以及融资所产生的利息,剩余的部分在扣除手续费后再划入到卖方的指定账户中。

为了便于卖方了解资金使用情况,保理商会定期向卖方提供《卖方客户对帐单》,显示卖方还能够从保理商那里提取多少款项,卖方也可以通过电话随时向保理商查询账户余额情况。

三、销售分户账的日常运转及风险控制

销售分户帐的管理

在保理业务中,销售分户帐的记账与管理是整个保理业务的核心。帐户经理承担销售分户账的日常记账与维护工作。这种记账维护工作包括:

围绕着应收帐款的转让,记录卖方与保理商之间以及保理商与买方之间的债权债务的变化情况;

管理应收帐款债权,到期向买方收款和催收;负责向卖方付款和提供贸易融资;

定期或不定期向卖方提交未结清应收帐款报告以及其它有关应收帐款债权分析、融资情况以及争议情况等多种分析报告。

需要指出的是,保理业务的管理功能能否得以有效的发挥,很大程度上取决于账户管理的基础工作是否准确和全面,卖方在赊销管理过程中的主要工作都要以销售分户帐管理为基础。此外,销售分户帐管理也会与赊销风险管理有着密切的关联。帐户经理需要具备全面的监控销售分户帐的管理能力,不仅要及时将有关销售分户帐的信息提供给卖方,还应该将分析后的管理信息提供给企业。我行的保理系统每月会对各个卖方提供《销售分析报告》及《买方收款分析报告》。

保理业务的这种管理功能是企业赊销管理外包的一个重要体现,也是保理业务区别于一般意义上的贸易融资业务的一个最为重要方面。保理商应当正确地去引导企业充分利用保理商的这一专业性服务,从而充分发挥保理业务在改善企业赊销管理方面的积极作用。

日常的风险控制

为防范客户潜在的经营风险,客户经理应尽到日常的监督管理职能,按月对客户进行必要的检查工作,关注企业在经营管理方面的变化,判断企业未来的发展趋势,并对整体风险进行评价。

检查工作包括四个部分:

发票稽核。国际部将按月出具《卖方客户对帐单》,列明应收账款的总额及未结清发票的明细情况,包括金额、发票日、到期日、买方等,交企业进行对帐,检查双方对应收账款的记载是否一致。当出现大额发票、集中到期发票,或对发票的真实性存在质疑的时候,可由稽核人员对企业进行发票的稽核,检查会计帐务中是否记载了此笔发票以及企业的原始凭证以核实其真伪,避免企业的欺诈行为。

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